La funzione

La funzione "Scheda Commessa" di Powerevent permette di creare agevolmente e in pochi passaggi l'interfaccia amministrativa dell'evento.

 

E' uno strumento estremamente utile poiché registra in un unico archivio tutte le innumerevoli forniture che occorre prevedere e contabilizzare lungo tutto l'arco dell'organizzazione e permette di ricavare, tenere sotto controllo ed esportare:

  • il budget dell'evento
  • il preventivo per il cliente
  • i costi delle forniture
  • il margine di commessa
  • i dati di fatturazione di tutte le forniture
  • l'andamento dei pagamenti e la registrazione delle fatture

 

Step 1 - La creazione della scheda

Il primo step consiste nella creazione della scheda commessa, etichettandola con un numero progressivo, il nome dell'evento e indicando il nome dell'account responsabile.

Step 2 - L'inserimento delle forniture: creazione di budget e preventivo

Attraverso una procedura guidata (wizard), Powerevent permette all'account di:

  • Inserire il fornitore selezionandolo dall'archivio fornitori
  • Inserire il costo di acquisto e le caratteristiche della fornitura (es. n° di pezzi per costo al pezzo)
  • Inserire il prezzo di vendita della fornitura
  • Inserire la descrizione della fornitura che si vuole far apparire nel preventivo per il cliente

Terminato l'inserimento sarà quindi possibile ottenere con semplici procedure di export:

  • Il budget dell'evento
  • Il preventivo per il cliente, completo in ogni sua parte, su carta intestata e senza ulteriori passaggi
  • Il margine di commessa

 

Step 3 - Condivisione Amministrativa e Fatturazione

Terminato l'evento è destino comune dover ricevere un gran numero di fatture.

 

Abitualmente è l'account che ha trattato con i fornitori lungo tutto l'arco dell'evento ad archiviare e vistare le fatture per poi passarle in amministrazione secondo uno schema senz'altro efficace ma spesso privo di riscontri e di controlli.

 

Inoltre è normalmente difficile valutare e condividere con il management il cash flow di un evento se non elaborando documenti ad hoc.

 

Con la funzione "scheda commessa" di Powerevent:

  • Sarà direttamente l'amministrazione ad inserire le fatture coinvolgendo l'account solo se esse saranno difformi da quanto indicato nella scheda commessa
  • Si potrà sempre avere un quadro definito e ordinato di entrate e uscite, fino alla chiusura della scheda commessa
  • Si potrà ottenere in ogni momento il quadro complessivo per intervalli temporali (trimestrale, annuale) dell'andamento dei pagamenti, dei crediti non ancora riscossi, delle fatture non ancora pagate ecc.

 

 

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